Как архивировать документы кадровые в бюджете

Как архивировать документы кадровые в бюджете

Подготовка документов к архивному хранению


14 Февраля 2020 в 16:21 Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации.

Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.

В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет).

Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет , и ряд подзаконных актов. В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

  1. прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
  2. подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);
  3. пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
  4. составить внутреннюю опись документов — оглавление;
  1. оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.

Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи. Скачать образцы бланков описей архивных дел можно по ссылке Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации.

Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм.

Как правильно архивировать бухгалтерские документы

Содержание Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов.

Спустя определённый срок их придётся архивировать и сдавать на архивное хранение, чтобы обеспечить безопасность данных, и освободить место для более актуальных бумаг. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку.

Ваши архивариусы ни за что не примут на хранение неоформленное дело. Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив.

Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.

  1. Документы по зарплате;
  2. Документы, срок хранение которых истек;
  3. Документы, срок хранение которых не истек.

Процесс архивирования бухгалтерских документов состоит из нескольких шагов: В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и длительного срока хранения; Затем из документов формируются стопки согласно их видам или принадлежности к определенному периоду; Стопки брошюруются, то есть подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются. Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки.

Это могут быть сертификаты, лицензии и т.п.

На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период.

Именно эти данные отражаются потом в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск. В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись (в случае, если название самого дела не раскрывает содержания), а также составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации. Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы.

И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов. Зачем вам платить штрафы за документы десятилетней давности, о которых вы и думать забыли? Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или пишите на , мы поможем вам обработать документы правильно.

Хранение кадровых документов Сроки хранения кадровых документов Управление и ведение архива Порядок хранение, списание и уничтожение бланков строгой отчётности Что такое архивное дело и архивное делопроизводство 3.6.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив 3.6.1.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 3.6.2.

Архивация документов

Документы в организации хранят определенное количество времени. После этого их отправляют в архив.

Расскажем, какие документы отправить на хранение, как подготовить документацию для архивирования, каким способом оборудовать архивохранилище. Скачайте документы по теме: Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Архивные документы — это материальные носители, созданные в бумажном или в электронном виде с зафиксированной на них информацией, которая содержит реквизиты, позволяющие идентифицировать документ. В силу их значимости материальные носители подлежат архивному хранению (с учетом п.

2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Согласно действующему законодательству, архивация документов и обеспечение хранения входят в обязанности работодателя. За хранение документации по личному составу ответственность несет кадровая служба.

В коммерческих организациях обязанность по обеспечению сохранности регламентирована в законах об ООО и акционерных обществах (ст.

50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Архивирование документов проводится по разным типам, например:

  1. документам по личному составу;
  2. бухгалтерским бумагам.

В уставе ООО прописывают правила архивирования документов в организации (п.

2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г.

№ 14-ФЗ). При этом акционерные общества должны хранить документы в порядке, который установлен . Все правила хранения допускается прописать во внутренних документах предприятия, к примеру, в Положении об архиве (ч.

1 ст. 8 ТК РФ). Положение об архиве

К документам по личному составу относят все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.

3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Так, к основным документам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, личные дела, лицевые счета, трудовые договоры и так далее.

Весь список бумаг по личному составу указан в перечне, который утвержден — это перечень работ по подготовке всей документации для передачи на хранение. Порядок подготовки указан в Правилах, утвержденных (далее — Правила). В соответствии с п. 1.4 Правил, коммерческие организации вправе не соблюдать такие правила, а разработать свой порядок подготовки, закрепив его во внутренних нормативно-правовых актах, например, в Положении об архиве (ч.

1 ст. 8 ТК РФ). Независимо от установленного порядка работодатель назначает сотрудника, ответственного за подготовку и передачу всех документов, в том числе кадровых, для архивного хранения. Обязанности на ответственного сотрудника возлагают приказом руководителя компании.

Такие правила закреплены положениями абз. 1 п. 6.3 , утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст. Архивирование документов в организации: образец приказа по назначению ответственного сотрудника Шаг 1.

Провести экспертизу ценности документов

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

В мы рассказали, что все организации обязаны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в процессе их деятельности, в течение установленных сроков. Подробно разобрали распространенные ошибки в оформлении документов и в формировании их в дела. Давайте продолжим тему архивного законодательства и рассмотрим другие нарушения, которые допускают коммерческие организации.

«» (№ 11, 2009)«» (№ 4, 2009)«» (№ 11, 2008)Из практики проверокНарушения архивного законодательства были обнаружены в ООО «У…». В делопроизводство организации не внедрена номенклатура дел. Не проведена обработка и систематизация документов по личному составу с 2003 года.Что можно исправить?Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), которая проставлена в Перечне № 558 к отдельным видам документов, означает увеличение срока хранения документов, указанных в Перечне.

Окончательное решение принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения после согласования с экспертной комиссией организацииТак как в ООО «У…» не разработана номенклатура дел, для упорядочения документов по личному составу необходимо: систематизировать их в хронологическом порядке, провести экспертизу их ценности, руководствуясь при этом , утвержденным (далее – Перечень № 558) или отраслевым (ведомственным) перечнем. При проведении экспертизы ценности уточните: правильность формирования дел (например, приказы по личному составу должны быть сгруппированы отдельно от приказов по основной деятельности), срок хранения документов (5 лет или 5 лет ЭПК).После экспертизы ценности ООО «У…» нужно систематизировать дела. В зависимости от сроков хранения провести полное или частичное (упрощенное) оформление дел ().

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу (дела подшиваются на четыре прокола, листы нумеруются, составляется лист-заверитель, оформляется обложка) (). На упорядоченные дела составьте описи.Возьмите за правило группировать документы в дела в соответствии с номенклатурой на стадии делопроизводства после их исполнения.

Документ считается исполненным после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечайте на документе ( Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной (далее – ГСДОУ)).Сотрудник отдела кадров Ирина Г.

подготовила приказ о приеме на работу, ознакомила с ним работника. Затем решила подшить оригинал приказа в дело.

Для этого она открыла номенклатуру дел, нашла заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения. Приказ о приеме на работу хранится 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558). Поэтому Ирина подшила приказ о приеме на работу в дело приказов по личному составу со сроками хранения 75 лет.

Затем она завела личное дело на нового сотрудника. Проставила на обложке скоросшивателя присвоенный делу порядковый номер, под которым она его зарегистрировала в журнале учета личных дел (п.

«б» ст. 695 Перечня № 558)

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Чтобы определить срок хранения того или иного кадрового документа, нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Не обязательно составлять номенклатуру дел, но желательно в крупных организациях.

До сдачи документов на архивное хранение нужно провести экспертизу ценности документов. Как определить срок хранения того или иного кадрового документа?

– Нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Обязательно ли составлять номенклатуру дел? – Не обязательно, но желательно в крупных организациях.

Что нужно сделать до сдачи документов на архивное хранение? – Провести экспертизу ценности документов. подразумевает не только документирование трудовых отношений с работниками, но и использование документов в текущей деятельности организации, экспертизу их ценности и сдачу в архив. За время работы в любой компании накапливается большое количество документов, которые имеют установленные сроки хранения.
С 1 октября 2010 года вступил в силу приказ Минкультуры России № 558*.

Этот приказ заменил собой Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.

www.kdelo.ru Статьи в тему: .

Обратите внимание: с введением приказа изменились сроки хранения отдельных видов документов. В частности, табели учета рабочего времени раньше надо было хранить один год, а теперь этот срок увеличен до пяти лет. Кроме того, продлен срок хранения трудовых книжек, которые работники не востребовали после увольнения (с 50 до 75 лет).

В таблице на стр. 60 вы увидите перечень сроков хранения документов, наиболее часто встречающихся в практике кадровых служб. Приведенные сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства документов. Совет Чтобы систематизировать весь объем документов и облегчить их архивирование, храните разные документы отдельно.

Заведите отдельные журналы для учета приказов, трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовому договору, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, выдаче справок и т. д. Чтобы организовать правильное текущее и архивное хранение документов, прежде всего нужно позаботиться об их логической группировке. Работу с документами существенно облегчит номенклатура дел – систематизированный перечень документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел с точки зрения закона не является обязательной, но ее важность трудно переоценить.

Она позволит упорядочить документы в соответствии со спецификой деятельности организации: сгруппировать бумаги по видам (например, приказы, распоряжения и т. д.) и срокам хранения, в зависимости от того, в каком подразделении они образуются.

Особенно пригодится номенклатура в крупной компании с большим и сложным документооборотом. Порядок создания и ведения номенклатуры дел не регламентирован законодательством, но давно сложился на практике.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

  1. /
  2. /

21 декабря 2020 0 Рейтинг Поделиться Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье.

Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. Так, если в организации архивирование еще ни разу не проводилось, а срок ее деятельности составляет уже несколько лет, одного сотрудника может быть попросту недостаточно, чтобы обработать весь массив документов.

В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников.

Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы.

Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов.

В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом.

Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне. Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций»

. В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба.

Вот сроки хранения некоторых кадровых документов: Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.

Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться

  1. трудовые договоры — 75 лет,
  2. документы о премировании — 5 лет.
  3. личные дела сотрудников — 75 лет,

В чем смысл архивирования?

Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников.

Понятие и цель архивирования документов организации

› › Руководитель каждой компании должен следить за тем, чтобы его работники своевременно и правильно составляли многочисленную документацию. Она должна храниться в компании определенный период времени, после чего отправляется в архив.Поэтому в любой организации требуется созвать архив, предназначенный для хранения документации.

Он должен защищаться от злоумышленников, а также вся информация должна быть систематизирована, чтобы не возникало сложности найти какую-либо документацию.СодержаниеКаждая компания пользуется собственными уникальными правилами архивирования документации. Это является обязательным процессом, позволяющим сохранить важную документацию о деятельности предприятия.Конкретная политика документооборота и порядок архивирования закрепляются во внутренней локальной документации фирмы.Во время функционирования любой компании возникает множество документов, которые обязательно хранятся в архиве определенное количество времени.

Период хранения может варьироваться от 1 года до 75 лет.Обязательному архивированию подлежат следующие документы:

  1. распорядительные бумаги, составляющиеся руководством;
  2. бухгалтерская отчетность, в которую включаются разные отчеты, декларации, первичная документация и иные аналогичные бумаги;
  3. документы, относящиеся к компании, причем они хранятся не меньше 75 лет;
  4. учредительная документация, на основании которой функционирует предприятие, а также она определяет юридические параметры фирмы;
  5. специализированная документация, представленная локальными внутренними актами.

Как подготовить и сдать документы в архив? Смотрите видео:Если заканчивается процедура делопроизводства в отношении определенных бумаг, то они отправляются в архив.Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:

  1. индекс конкретного дела;
  2. примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.
  3. количество документов, подлежащих хранению;
  4. заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;

Когда ставка НДС будет 20%?

Узнаете .Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.Бухгалтерская отчетность хранится бессрочно, как и учредительные документы, поэтому даже после закрытия компании эта документация отправляется на хранение в архив муниципалитета.Другие виды документов обычно хранятся в течение 5 лет. Если в бумагах имеется личная информация о наемных специалистах, то они должны сохраняться в целостности не меньше 75 лет.Основные сведения о правилах архивации документов содержатся в ФЗ №125.

Некоторые пункты

Правила архивирования документов в организации

.

Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами.

Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации.

Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу. Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125.

В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела.

Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет. В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

  1. каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
  2. документация передается в архив только по описи;
  3. если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
  4. если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного

Как правильно архивировать документы пошаговая инструкция

Содержание Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств.

Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом.

Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно.

Опись и архивирование кадровых документов Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

  1. описание и уничтожение дел в службе кадров;
  2. обеспечение сохранности дел;
  3. передача дел в архив организации.
  4. экспертиза ценности дел службы кадров;
  5. оформление дел в службе кадров;
  6. формирование дел в службе кадров;

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.

Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы: ь документы, предназначенные для архивного хранения ь документы, подлежащие уничтожению ь документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся: Ш приказы по личному составу Ш личные карточки ф.

Т-2 Ш личные дела Ш книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги Ш книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников Ш книги учета выдачи трудовых книжек Ш невостребованные трудовые книжки Ш протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

Подготовка кадровых документов к архиву пошаговая инструкция

/ / 17.04.2018 1,885 Views Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам.

Передача таких документов осуществляется следующим образом.

Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно.

Опись и архивирование кадровых документов Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

  1. передача дел в архив организации.
  2. описание и уничтожение дел в службе кадров;
  3. обеспечение сохранности дел;
  4. оформление дел в службе кадров;
  5. экспертиза ценности дел службы кадров;
  6. формирование дел в службе кадров;

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы: ь документы, предназначенные для архивного хранения ь документы, подлежащие уничтожению ь документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся: Ш приказы по личному составу Ш личные карточки ф.

Т-2 Ш личные дела Ш книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги Ш книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников Ш книги учета выдачи трудовых книжек Ш невостребованные трудовые книжки Ш протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

Порядок архивирования документов в организации

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт. Оформляется при этом множество документов, большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив.

Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем. Содержание статьи

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

  1. учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
  2. документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
  3. распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
  4. специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.
  5. бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы: документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения.

Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

  1. заголовок дела, вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
  2. поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
  3. индекс дела, который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:

  1. оформление дел в службе кадров;
  2. описание и уничтожение дел в службе кадров;
  3. экспертиза ценности дел службы кадров;
  4. передача дел в архив организации.
  5. обеспечение сохранности дел;
  6. формирование дел в службе кадров;

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Формирование дел в службе кадров Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации. При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:

  1. каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
  2. группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
  3. включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
  4. документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
  5. дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по кадрам, касающиеся различных сторон деятельности

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС. Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба. При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы.

А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи. Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ. Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса. Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы. Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать. Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е.

не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании. Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения. Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ. В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.