Как правильно заполнять нумерацию по приказам на прием на работу

Как правильно заполнять нумерацию по приказам на прием на работу

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве


1421 Содержание страницы Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации.

Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами. В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день.
Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация.

Она решает следующие задачи:

  1. Систематизация актов на основании их содержания.
  2. Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
  3. Быстрый поиск нужного акта.
  4. Обеспечение правильного хранения документации.
  5. Создание порядка регистрации бумаг.
  6. Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
  7. Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения.

Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

  1. Краткосрочный: 1 или 5 лет.
  2. Длительный: 50 или 75 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг.

Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

  1. Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
  2. Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.
  3. Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа.

То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять.

Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений.

Все ее нюансы фиксируются в локальном акте.

С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации.

В обратном случае вероятна путаница. Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной.

Форма Т-1: правила заполнения приказа о приеме на работу

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание Чтобы правильно оформить трудовые отношения с поступающим на работу сотрудником, помимо заключения с ним трудового контракта, необходимо издать еще приказ о приеме на работу.

Он создается специалистами отдела кадров, визируется руководителем и служит основанием для создания соответствующих записей о приеме на работу в ряд документов.Когда работник и его наниматель достигают соглашения по поводу будущей работы, то они оформляют свою договоренность трудовым контрактом.

Для этого сотрудник составляет на имя руководства компании заявление, собирает и предоставляет определенный пакет документов для трудоустройства.Приказ о приеме на работу оформляется после заключения договора с работником, так как в него обязательно надо вписать реквизиты подписанного каждой из сторон соглашения. О том, как оформить сотрудника на основную работу читайте здесь.Внимание! Если трудового контракта нет, а работник приступил к выполнению определенных функции с ведома руководства предприятия, то трудовой контракт нужно заключить в течение пяти дней.

С 2017 года ответственность администрации организации за это повышается.Для его издания можно использовать специализированные комплексы по кадровому учету, которые содержат стандартизированную форму.

Работодателю дано право самостоятельно разрабатывать собственный шаблон, или же составлять приказ в свободном виде на фирменном бланке.

ТК РФ определяет, что основные моменты трудового контракта с работником необходимо отразить в издаваемом распоряжение о приеме. Внимание! Нигде в законодательных актах не закреплены сроки оформления приказа по приему, тем не менее, сотрудник должен прочитать его содержание в течение трех дней с даты подписания договора.Подготовленный документ передается администрации организации для подписания, после чего его регистрируют в специальном журнале.

В дальнейшем его подшивает к другим распоряжениям.

Приказ о внесении изменений в штатное расписаниеКадровый специалист на основании изданного приказа делает соответствующие отметки в трудовой книжке сотрудника, в журнале движения трудовых.

В каждом из этих регистров нужно обязательно проставить реквизиты изданного распоряжения о приеме.Также нужно в заводимой на работника при приеме личной карточке указать номер и дату приказа о приеме на работника.Внимание! Работник в соответствии с законодательством может обратиться с просьбой о выдаче ему на руки копии такого приказа. Руководство не имеет права отказать ему в этом.Часто сотрудники обращаются в отдел кадров о выдаче им подтверждения о том, что они действительно работают в данной организации.

В таких справках также нужно записывать реквизиты распоряжения о приеме.Скачать бланк приказа по форме Т-1 в формате Word.Cкачать бланк приказа в формате Excel.Скачать приказ для трудоустройства группы сотрудников по форме Т-1а.Образец приказа о приеме на работу, скачать в формате Pdf.Как правило, для целей составления приказа о приеме используется стандартная унифицированная форма Т-1.

К каким ошибкам в приказе о приеме придерутся инспекторы

Приказы о приеме на работу оформляют все компании.

Но подробно нигде не написано, как это сделать правильно.

В результате при проверках ГИТ запрашивает эти документы и находит в них ошибки. Чтобы устранить вопросы, как заполнять приказ о приеме, мы разобрали все спорные графы унифицированной формы, дали готовые формулировки и разъяснили технические нюансы.Приказ о приеме на работу ведут по унифицированной (Т-1а) или иной, которую утвердит компания (образец ниже).
Форму приказа работодатель определяет самостоятельно. Если вы решите разработать новую форму приказа о приеме на работу, следуйте рекомендациям.

В приказ включите наименование работодателя, название документа, его дату, текст распоряжения компании, подписи сторон трудовых отношений с должностями этих лиц.

Это относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа ( ст.

9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ). За основу для своего приказа вы можете использовать унифицированную форму приказа о приеме.Не разрабатывайте по аналогии с приказ, в котором можно отражать прием нескольких сотрудников.

Когда работник будет знакомиться с документом, помимо своих увидит персональные данные коллег, а это нарушение.

Если сотрудник в дальнейшем попросит выдать ему копию приказа, вы будете готовить выписку из приказа, на что потратите больше времени, чем на подготовку заверенной копии.Новую форму документа утвердите приказом руководителя компании. Укажите, с какого числа компания будет ее использовать.

Проконтролируйте, чтобы приказ включили в учетную политику ().Как заполнять приказ о приеме на работу по , сказано в . Госкомстат разъясняет, что работодатель должен заполнить строку «условия приема на работу, характер работы», и приводит примеры таких случаев: работа по совместительству, прием в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы. Из объяснений следует, что поле заполняем, если условия и характер работы отклоняются от обычных.

Но мы не можем оставить его пустым, даже если условия труда стандартные. Мы собрали частые ситуации в таблицу (ниже). Вы можете дополнить список с учетом ваших случаев в компании и раздать коллегам подсказки.Условия приема на работу и ее характерФормулировка в приказеОсновная работа по бессрочному трудовому договоруОсновная работа, постоянноСрочный трудовой договор на время отсутствия основного работникаНа время исполнения обязанностей Аблековой С.

К., отсутствующей на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех летСрочный трудовой договор на время выполнения определенной работыДля выполнения малярных работ на строительном объекте № 5По совместительствуРабота по внешнему совместительству (0,5 ставки)Дистанционный трудовой договорДистанционная работаПродолжительность испытания указывайте в приказе, если такое условие включили в трудовой договор.

Если в договоре испытание будет, а в приказе нет, возможны споры, что же работодатель имел в виду. Но по умолчанию приоритет имеет содержание трудового договора.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Узнайте, как правильно регистрировать и учитывать распорядительные документы, группировать их по категориям и срокам хранения, чтобы избежать путаницы.

Подробности и готовые образцы пронумерованных распоряжений — в статье. Скачайте кадровые документы с комментариями эксперта: Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу.

Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала.

К ним относятся и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и , об изменении оклада и других кадровых процессах.

★ Оформлением распорядительной документации по личному составу занимается кадровая служба. В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после 2003 года — в течение 50 лет.

Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет. Памятка кадровика от «Системы Кадры».

Сроки хранения кадровых документов в организации Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком. Строгих общеустановленных правил нумерации не существует.

Нет ни одного законодательного акта, который устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя.

Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей. Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года.

В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно. Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания.

Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа: Приказ о приеме сотрудника на основную работу с комментариями эксперта Правило 3. Чем крупнее компания, тем сложнее применяемая нумерация приказов отдела кадров.

Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации.

Нумерация приказов прием и увольнение

Нумерация кадровых приказов позволяет упорядочить их как хронологически, так и тематически.

А как правильно осуществлять нумерацию кадровых приказов на прием и увольнение служащих? Ответ на данный вопрос вы можете узнать из следующей статьи.

Необходимость нумерации издаваемых приказов Ни одна фирма не сможет обойтись в своей деятельности без кадрового делопроизводства. Оно представляет собой действия сотрудников кадрового отдела по: • Формированию личных дел служащих компании; • Внесению записей в их книжки о труде; • Разработке должностных инструкций; • Созданию приказов по штату фирмы (трудоустройству, увольнению, переводу); • Разработке организационных бумаг.

Особое внимание в кадровом деле отводится нумерации приказов о приеме и увольнении.

Это объясняется тем, что кадровики занимаются только их оформлением.Здесь также стоит заметить, что в Перечне приведены основные, но далеко не все виды распоряжений по личному составу. Так, например, к таким видам распоряжений также следует отнести приказы: о привлечении к работе в выходной день; о предоставлении дополнительного выходного дня за работу в выходной день (отгула); о привлечении к сверхурочной работе.
В избранноеОтправить на почту Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры.

Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Что значит присвоить номер приказу Как присвоить номер приказу Итоги Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  1. подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т.
  2. формированию должностных инструкций;
  3. внесению записей в трудовые книжки;
  4. по оформлению личных дел сотрудников;
  1. Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  2. Составление и преобразование должностных инструкций;
  3. Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  4. Создание приказов по личному составу;
  5. Внесение записей в трудовые книжки;
  6. Грамотное внесение изменений в документы;
  7. Оформление личных дел;
  1. 6 Образец приказа о нумерации приказов
  2. 5 Что делать, если ошибка
  3. 4 Журнал регистрации приказов
  4. 3 Каждый год новая или нет
  5. 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
  6. 2 Правила ведения

Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов.

Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.Поскольку кадровых распоряжений в такой компании будет немного, им всем можно присвоить единый буквенный код, например «К». В этом случае любой кадровый

Нумерация приказов по кадрам

Содержание Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи. При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания.

Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу.

Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа. Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.

Важно

За то потом прибегают люди надо срочно сделать приказ, вот в свободное окно и делаем, получается то так.

А еслиб я нумеровала по необходимости, то не было б и возможности так сказать задним числом приказ делать. #14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку.

Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е. если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо.

Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации. Внимание

Как проставлять регистрационный номер Итак, организация вправе разработать собственные правила нумерации приказов.

Особенно это актуально для распоряжений по личному составу. При этом для каждой категории приказов можно предусмотреть отдельный буквенный индекс.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  • Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа
  • Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  • Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы

Важно!

В небольших организациях с незначительным количеством сотрудников, вводить специальные буквенные индексы для обозначения каждого вида кадрового приказа нерационально.

Как правильно заполнять нумерацию по приказам на прием на работу

Имеет специфическую структуру, в которой единый формат, с учётом норм, регламентированных кадровым делопроизводством, распространяется на несколько пунктов, в отношении нескольких трудоустраиваемых лиц.

Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием! Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.

Документ составляет специалист кадровой службы организации, или иное должностное лицо, в чьи должностные функции входит данная ответственность. Индивидуальные предприниматели (ИП) вправе составлять распорядительные документы самостоятельно, если в штате не предусмотрена специальная единица. Рассмотрим образец заполнения приказа о приёме на работу по форме Т-1.

При составлении приказов используется повелительное наклонение и безличностная форма распоряжения.

  1. табельный номер;
  2. номер приказа (с индексом);
  3. расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.
  4. Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
  5. реквизиты трудового договора;
  6. структурное подразделение, в котором он числится;
  7. дата его издания;
  8. суть приказа – кратко;
  9. должность;

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

  1. ответственных лиц и их подписи.
  2. дату исполнения приказа;

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения. Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо.

Далее, переходим к следующему шагу рекомендации . Шаг — 2 Составьте инструкцию по делопроизводству.

Она может состоять всего из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75. Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать.

Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой.

Например, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» или «Приказ №2-к». Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения. Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу.

Далее, переходим к следующему шагу рекомендации . Как заполнять книгу приказов — книга приказов, заполнять книгу регистрации … Шаг — 3 Разделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения.

Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  • Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  • Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа
  • Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.

Нумерация приказов о приеме и увольнении

»

  1. Обязательное внесение записей в трудовые книжки
  2. Формирование кадровых приказов: увольнение, прием, перемещение
  3. Конкретизация текстов трудовых договоров
  4. Составление инструкций по должностям
  5. Разработка особых графиков: отпуск, штатка, переработки и проч.
  6. Своевременное формирование личных дел работников

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам:

  1. +8 (800) 500-27-29 доб. 652 (Регионы)
  2. +7 (812) 426-14-07 доб. 133 (Санкт-Петербург и область)
  3. +7 (499) 653-60-72 доб. 987 (Москва и область)

Это быстро и бесплатно! ВАЖНО: именно нумерации приказов должно быть уделено особое внимание. Правила присвоения номеров приказам Чтобы верно присвоить номер нужно:

  1. Создать простую и понятную все классификацию для приказов по предприятию
  2. Упорядочить все обязательные процедуры по фиксированию документации по кадрам
  3. Закрепить процедуру распознавания конкретных номеров и идентификационных букв программой

Именно это является основной задачей грамотного кадровика.

  1. Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).
  2. Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);

По основной деятельности:

  1. По административно-хозяйственной деятельности;
  2. По отделам;
  3. Общие приказы по всему предприятию;

На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Важно ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников.

Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной. К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д. Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве.

Способ нумерации определяется компанией самостоятельно. Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы». В этом случае к порядковому

Правила нумерации приказов в организации

В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.

При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа.

Осуществляется она не во всех случаях. Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.

Содержание статьи Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу. Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

Нумерация преследует основные цели:

  1. осуществление контрольных действий за подписанной документацией.
  2. систематизация документов на предприятии;
  3. удобный поиск;

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно. Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом.

При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.

Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.).

Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.

В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.

Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации).

В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ. Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота. Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

→ → Обновление: 19 октября 2017 г. Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации.

В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

  1. систематизации приказов по содержанию.
  2. установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
  3. организации хранения документации;
  4. поиска необходимого приказа;

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа.

Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

  1. 75 лет – вынесенные до 2003 года;
  2. 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа. Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию.

Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий. Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения.

Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ. Примерами индексов могут служить:

  1. «п» — о приеме на работу;
  2. «лс» — приказы по личному составу;
  3. «у» — о расторжении трудового договора;
  4. «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить. Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1.

Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка. Еще один способ систематизации приказов – их регистрация.

И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле. Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах.

Приказ о нумерации приказов

3103 – важная бумага в делопроизводстве организации.

От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации. ФАЙЛЫ Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства.

Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов.

Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  1. составление приказов по личному составу;
  2. при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.
  3. контроль за и соблюдением графика отпусков;
  4. заполнение трудовых книжек;
  5. формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  6. хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании.

Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

  1. По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
  2. По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями.

Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов.

Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  1. «у» — происходит увольнение;
  2. «лс» — приказы по личному составу;
  3. «п» — сотрудника принимают на работу;
  4. «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  5. «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами.

Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство. Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним. Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  1. Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
  2. Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровые документы и образцы Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 07 января 2020 Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  1. подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  2. внесению записей в трудовые книжки;
  3. формированию должностных инструкций;
  4. разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  5. по оформлению личных дел сотрудников;
  6. работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

  1. ;
  2. .
  3. ;

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов.

Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Присвоить номер приказу — значит:

  1. ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  2. облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
  3. упорядочить процесс регистрации кадровой документации;

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  1. в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО!

Законом

«О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  1. в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления.

Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1. Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи и .

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Главная — Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство — Акты —  В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию.

Это положения, соглашения, штатные расписания, приказы и распоряжения руководства.

При ведении делопроизводства в отделе кадров важно сгруппировать по значимости каждый из видов документов.

Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

Оглавление: 1. Документы в кадровом делопроизводстве 2. Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве 3.

Как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве 4.

Примеры нумерации приказов в кадровом делопроизводстве 5.

Пример нумерации для предприятий средних размеров 6.

Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций Документы в кадровом делопроизводстве В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению.

Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.

Таких сроков, как правило, три:

  1. документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
  2. текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.
  3. приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;

Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно. Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т.

д. При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д. Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет.

Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам. Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве Во-первых, по умолчанию действует правило, что нумерация приказов и иных кадровых документов начинается заново с началом нового года.

Исключение из него сделано для некоторых государственных и муниципальных учреждений, где новый учебный год начинается в сентябре. Такие организации начинают нумеровать приказы с 1 сентября, а не с 1 января.