Присвоение номера журналу

Присвоение номера журналу

Журналы регистрации


Очистить Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок.

Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу. Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  1. Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  2. Упорядочивание справочных данных о документации.
  3. Упорядочивание всей документации.
  4. Быстрый и простой поиск нужной бумаги.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера.

Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя.

Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.

Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту. ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  1. По учету входящей корреспонденции.
  2. По учету соглашений.
  3. По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
  4. По учету исходящей корреспонденции.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.

При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует.

Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом. Компания имеет полное право регистрировать каждый документ.

Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени.

Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы. Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму.

Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными. Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов.

Правила нумерации приказов в организации

В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации. При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.

Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации. Содержание статьи Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу.

Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции. Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу.

Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

Нумерация преследует основные цели:

  1. удобный поиск;
  2. осуществление контрольных действий за подписанной документацией.
  3. систематизация документов на предприятии;

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно. Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом.

При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.

Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками.

Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.). Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.

В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.

Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота. Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Узнайте, как правильно регистрировать и учитывать распорядительные документы, группировать их по категориям и срокам хранения, чтобы избежать путаницы. Подробности и готовые образцы пронумерованных распоряжений — в статье.

Скачайте кадровые документы с комментариями эксперта: Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала. К ним относятся и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и , об изменении оклада и других кадровых процессах.

★ Оформлением распорядительной документации по личному составу занимается кадровая служба. В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после 2003 года — в течение 50 лет.

Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет.

Памятка кадровика от «Системы Кадры».

Сроки хранения кадровых документов в организации Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком.
Строгих общеустановленных правил нумерации не существует. Нет ни одного законодательного акта, который устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя.

Однако есть базовые принципы, которых придерживается большинство кадровиков и делопроизводителей. Правило 1. С началом каждого календарного года нумерация приказов по личному составу начинается заново. Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года.

В этом случае отсчет ведется с 1 сентября, а не с 1 января, как обычно. Правило 2. Применяемая система нумерации должна упрощать, а не усложнять процесс поиска нужного документа. Поэтому к номеру приказа сплошным способом или через разделитель прибавляют уточняющие буквенные коды и обозначения года издания.

Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа: Приказ о приеме сотрудника на основную работу с комментариями эксперта Правило 3.

Чем крупнее компания, тем сложнее применяемая нумерация приказов отдела кадров. Что вполне логично, ведь именно размером организации, сложностью ее структуры и количеством сотрудников обычно и определяется объем кадровой документации.

Как присваивается табельный номер сотрудника

→ → Обновление: 19 октября 2017 г.

Сами сотрудники нечасто сталкиваются с табельными номерами, а часто и вовсе не знают об их существовании.

Тем не менее, на многих предприятиях (чаще средних и крупных) в кадровой документации используется табельный номер сотрудника.

Как присваивается этот номер и зачем он нужен, расскажем в этой статье.

Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН.

Как правило, новым сотрудникам табельные номера прежних сотрудников не присваиваются, чтобы не возникло путаницы.

ТН используется во всех документах по учету рабочего (отработанного) времени, заработной платы и других и является уникальным кодом сотрудника, который позволяет кадровому работнику быстро и эффективно обрабатывать информацию, связанную с данным сотрудником, – производить расчет заработной платы и налоговых отчислений, больничных, отпусков, вести учет отработанного времени. Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в

«Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве»

(п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:

  1. временно;
  2. постоянно;
  3. на сезонные работы.

ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.

Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.

Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной. Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:

  1. ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
  2. нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
  3. обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
  4. при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.
  5. ТН указывается в приказе о приеме на работу;
  6. ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;

ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровые документы и образцы Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 07 января 2020 Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье. Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства.

Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  1. формированию должностных инструкций;
  2. по оформлению личных дел сотрудников;
  3. подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  4. разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  5. работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.
  6. внесению записей в трудовые книжки;

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

  1. ;
  2. ;
  3. .

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Присвоить номер приказу — значит:

  1. облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
  2. упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  3. ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  1. в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО!

Законом

«О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  1. в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи и .

Нумерация документов в делопроизводстве

» Содержание В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов.

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  1. письмо отправляется,
  2. исполнитель готовит проект письма,
  3. основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.
  4. письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  5. если нужно, проводит процедуру согласования,
  6. генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,

Нарушать этот порядок действий нельзя.

Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект. — коммерческие предложения; — рекламные материалы; — прайс-листы, — поздравления; — приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).
Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены.

Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо. На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма: _____________ № _______ Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки: Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным.

Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п.

3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов). Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

  1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
  1. Своевременность регистрации.

    Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

    Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку.

    Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.

    Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

  1. Разделение регистрационных учетов.

Цифровая печать

×

  1. 50 шт. Минимальный тираж
  2. 2 000 руб.

    за 100 шт. (формат А4, печать с 1-ой стороны)

  3. 3 часа Срок изготовления
  1. часто применяется при изготовлении такой продукции, как: визитки, листовки, буклеты, брошюры, каталоги, бланки, календари; и даже часто осуществляется с помощью «цифры».
  2. производится на машине: KONICA MINOLTA bizhub C1085/C1100 (2016-го года выпуска).

    Исключительное качество и великолепная производительность гарантированы.

  1. Классические
  2. каталогов

Размер, мм Стоимость* тиража, руб. 50 шт. 100 шт. 200 шт. 500 шт.

1 000 шт. 2 000 шт. 90×50 925 руб. 1 015 руб. 1 195 руб. 1 733 руб. 2 676 руб. 4 561 руб. 70×100 971 руб.

1 105 руб. 1 374 руб. 2 228 руб. 3 618 руб. 6 401 руб. 70×150 1 105 руб.

1 374 руб. 1 913 руб. 3 618 руб. 6 401 руб. 6 192 руб. 105×148 (A6) 1 105 руб.

1 374 руб. 1 913 руб. 3 618 руб. 6 401 руб. 6 192 руб. 120×120 1 195 руб. 1 554 руб. 2 317 руб. 4 561 руб.

5 530 руб. 6 861 руб. 210×98 (евро) 1 195 руб.

1 554 руб. 2 317 руб. 4 561 руб. 5 530 руб. 6 861 руб. 148×210 (A5) 1 374 руб.

1 913 руб. 3 036 руб. 6 401 руб.

6 192 руб. 8 185 руб. 210×297 (A4) 1 913 руб. 3 036 руб. 5 280 руб. 6 192 руб.

8 185 руб. 8 113 руб. 297×420 (A3) 2 772 руб. 5 016 руб. 5 793 руб. 8 185 руб. 8 113 руб. 12 227 руб. * Стоимость указана с учётом НДС; все указанные сроки касаются только рабочих дней Цена: руб.

Кол-во страниц (полос) (без учёта обложки) Стоимость* тиража, руб. 8 стр. 5 607 руб. 12 стр. 6 609 руб. 16 стр. 7 614 руб. 20 стр. 8 616 руб.

24 стр. 9 621 руб. 28 стр. 10 623 руб.

32 стр. 11 626 руб. 36 стр. 12 628 руб. 40 стр. 13 633 руб. 44 стр. 14 635 руб.

48 стр. 15 640 руб. * Стоимость указана с учётом НДС; все указанные сроки касаются только рабочих дней Цена: руб. – это способ печати, при котором краска наносится напрямую на бумагу, без создания предварительной печатной формы.

Поэтому, эта технология оперативна и экономна (не нужно тратить время и деньги на создание печатных форм).

Большая часть заказов на реализуется с применением этой технологии.

Представленные макеты должны удовлетворять следующим условиям Остались вопросы? Да. Даже больше. Наша специализация — сложные индивидуальные заказы.

Мы вырабатываем оптимальные решения ТЗ, во избежание переплат.

Спасаем тиражи типографий. Доставка по Москве:300 руб. (вес продукции до 5 кг).500 руб. (вес продукции 5-10 кг).1 200 руб.

Как присваивается табельный номер сотруднику

19338 Содержание страницы С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала.

И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место. Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника.

Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей.

Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным.

На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер. Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

  1. облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
  2. данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.
  3. табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д.

В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

  • Полный рабочий день (40 часов в неделю).
  • Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
  • Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность.

Как присвоить номер документа по ГОСТу

Согласно стандартам ЕСКД, ЕСПД и КСАС каждой программе, системе, документу должно быть присвоено обозначение, которое состоит из группы цифр и букв, разделённых точками, пробелами, дефисами.

Обозначение присваивается по правилам для унификации и упрощения идентификации изделий и документации на них, ведения учёта и архива. Присвоить номер, код или шифр документу, со сторону кажется целой наукой, тайным знанием.

Однако, это проще чем кажется! Можно ли не присваивать этот мистический номер созданному техническому документу по ГОСТу?

Нет, он необходим, чтобы в документации был порядок. Иначе поиск, хранение и учёт документов будут проблематичны.

Для начала следует запомнить, что документ не имеет номера, кода или шифра, а имеет обозначение, если мы говорим про документы из серии ГОСТов 19 или 34. Обозначения документов по 19 и 34 ГОСТам отличаются друг от друга.

В 34 ГОСТе обозначение документа присваивается по ГОСТу 34.201-89, но смотря туда, не каждый сразу способен разобраться откуда берётся какая цифра. Номер согласно ГОСТу 34 выглядит следующим образом: A.Б.ВВВ.ГГ.ДД.ЕЕ-Ж.М Расшифровка обозначений: А — код организации-разработчика системы, который присваивается по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).

Его можно узнать в бухгалтерии. Б — код классификационной характеристики типа системы или её части, который присваивается по ОКП (Общероссийский классификатор продукции).

Раздел классификатора по автоматизированным системам, идёт со строчки — 425000 Программно-технические комплексы для автоматизированных систем.

ВВВ — регистрационный номер автоматизированной системы или её части. Данный номер ведётся в журнале учёта на предприятии. Если журнал учёта не ведётся, то можно указать номер 001.

ГГ — код документа. Коды документов определены ГОСТом 34.201-89. Для каждого наименования документа свой номер.

Например, Описание автоматизируемых функций – П3, Руководство пользователя – И3, Ведомость эскизного проекта – ЭП.

ДД — порядковый номер документа с одинаковым названием.

Допустим, у вас 5 Пояснительных записок для разных компонентов программы, чтобы не запутаться в них им присваиваются номера 01, 02, 03, 04 и 05.

Если документ один с таким названием, то значение пропускается. ЕЕ — порядковый номер редакции документа. Документ может переписываться несколько раз, согласно пожеланиям заказчика.

При официальной корректировке документа, по замечаниям заказчика, проставляется номер редакции.

При первой передаче документа данное значение не проставляется, при второй передаче документа уже ставится значение 02. Ж — порядковый номер части документа.

Большие документы, для удобства сшивания, делятся на несколько частей. Если документ не разделён на части, то данное значение пропускается. М — обозначение М, проставляется, если документ представлен не в печатном виде, а на диске или флешке.

Если документ в печатном виде, то в данном значение пропускается.