Образец протокола экспертной комиссии по архиву

22 Февраля 2023 в 09:44 Протокол заседания экспертной комиссии — это первичный документ, на основании которого происходит уничтожение старых и не представляющих ценность архивных бумаг. Поскольку в процессе деятельности предприятия образуется масса документов и они относятся к разным областям: финансовые, кадровые, по основной деятельности, то рано или поздно они все попадают в хранилище, где на них составляется протокол заседания экспертной комиссии по архиву.

Этим документом будет определена их дальнейшая судьба.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Периодически возникают обстоятельства, когда нужно поднять архив для актуализации находящихся там документов.

Факт отбора нужных бумаг должен быть зафиксирован в письменном виде. Кроме того, те документы, которые направляются в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет . С этой целью создается специальная экспертная группа.

В ее состав входят работники предприятия:

1. документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов;
2. служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.
3. представители подразделений;

Члены группы занимаются:

1. отбором бумаг, необходимых для работы в данный момент;
2. выборкой документации, подлежащей передаче на хранение;
3. изъятием из архива бумаг, подлежащих уничтожению, и т.

   п.

Факт проведенной работы оформляется как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.

Унифицированной формы для этого акта не существует. Поэтому при его составлении можно использовать фирменный бланк предприятия, а текст составить в свободной форме.

Оформление протокола возлагается на секретаря или на одного из членов группы, выбранного заранее. В качестве обязательных реквизитов указывается:

1. вопросы повестки дня;
2. Ф.И.О. и должности присутствующих;
3. дата и место проведения (если такие встречи проводятся периодически, документам нужно присваивать номера);
4. краткое содержание выступлений по каждому из вопросов;
5. подписи председательствующего и секретаря.
6. результаты принятых решений;

Протоколы имеют постоянный срок хранения.

Указание на это имеется в . Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

Образец протокола заседания комиссии

В данной статье мы предлагаем вашему вниманию образец, который представляет собой полный протокол заседания комиссии.

Протоколы имеют одинаковые правила оформления, которые не зависят от вида конкретного заседания. Таким образом, одинаково оформляются заседания аттестационных или экспертных комиссий, рабочих групп или комитетов и т.д., если соответствующие нормативные акты не регламентируют это специально. Как правило, протокол составляют на основании записей, которые велись во время заседания или на основании материалов, переданных секретарю на заседание.

Для оформления протокола используют общие бланки, формат которых закреплен инструкцией по делопроизводству, или же на обыкновенных листах А4. Ниже вы найдете образец протокола заседания комиссии, где представлены все необходимые реквизиты документа, а также их расположение. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «КОШКИН ДОМ» (ООО «Кошкин Дом») заседания (его вид) «_____» __________ 20___ г.

№ _________ г. Мурманск Председательствующий – К.С.

Хромченко Секретарь – А.Я. Кручинина Присутствовали: 11 человек (список прилагается) или же идет их перечисление в алфавитном порядке ПОВЕСТКА ДНЯ:

• Об исполнении сметы расходов за 2013 год.

Доклад финансового директора Кладышевой Е.В.

• О компьютеризации отдела маркетинга

Доклад начальника отдела IT Малинина Р.С.

• СЛУШАЛИ:

Кладышеву Е.В.

– текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Мартовский Г.Ю.

– подчеркнуа важность… Вопрос: экономия средств по статье …? Ответ: да, 4%. Храмова П.С. – текст выступления прилагается РЕШИЛИ: 1.1.

1.2.

1. СЛУШАЛИ:

Малинина Р.С. – проинформировал о начале работы … РЕШИЛИ: 2.1.

Принять к сведению и использованию в работе. 2.2. Юридическому департаменту (Селиверстов Б.Ю.) доработать проект регламента. Срок – 14.10.2013. 2.3. Завершить … к 31.10.2013.

Ответственный – начальник отдела снабжения Петренко М.Э. Председательствующий К.С. Хромченко Секретарь А.Я.

Кручинина Еще один пример составления можно найти в другой статье. В статье приведен, который при необходимости можно скачать в формате doc.

Имеются и некоторые нюансы, давайте поговорим о них. Дата протокола, которая указывается при помощи слов и цифр, должна совпадать с датой заседания, даже если сам документ оформлялся позднее. Производится раздельная регистрация каждого вида протокола, а номера начинают присваивать с начала года.

Номер протокола также может включать буквенный индекс.

Если в заседании принимали участие представители разных фирм, то необходимо будет указать их места работы и должности. Каждый из вопросов повестки необходимо будет пронумеровать и начинать с таких предлогов как «О…» и «Об…» Каждый рассматриваемый вопрос излагается по стандартной схеме: «СЛУШАЛИ»-«ВЫСТУПИЛИ».

Протокол заседания экспертной комиссии

Потребность в составлении протокола о заседании определенной комиссии встречается практически в любой организации. В данном случае речь пойдет об экспертной комиссии. На примере видно, что отражается сразу несколько пунктов, вынесенных на повестку, описаны наиболее типичные и распространенные вопросы, касающиеся работы экспертной комиссии предприятия в сфере делопроизводства.

Протокол, как правило, из практических целей составляют максимум по двум вопросам. Ознакомиться с общими правилами составления протокола вы можете, прочитав статью «».

Один из вариантов того, как оформить протокол заседания экспертной комиссии приводим ниже. УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБОРОТУ МУКУЛАТУРЫ И БЫТОВЫХ ОТХОДОВ ПО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ (УФА по ОМиБО по Ивановской области) УТВЕРЖДАЮ Директор УФА по ОМиБО по Ивановской области ___________ О.Л. Кораллов « 14 » января 2014 г.

заседания экспертной комиссии 14 января 2014 года №2 г. Иваново Председательствующий – Д.Ю. Кротов Секретарь – Н.Н. Борисюк Присутствовали: Д.В.

Ветхий, П.Р. Грязнов, Ю.И. Романов, В.Ф. Котельникова ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Рассмотрение проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

2. Вопросы о УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год.

Доклад начальника отдела делопроизводства Котельниковой В.Ф.

3. Вопрос о рассмотрении описи дел, касающихся личного состава за 2009—2010 годы. Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

4. О рассмотрении акта от 25.12.2013 № 2 об уничтожении документов с истекшими сроками хранения. Доклад ведущего специалиста архива Грязнова П.Р.

1. СЛУШАЛИ: Котельникову В.Ф. – о разработке проекта Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области в связи с предстоящим процессом внедрения системы электронного документооборота на предприятии и с дальнейшим совершенствованием организации деятельности по делопроизводству.

Предоставлена информация о характере изменений. Вынесено предложение о согласовании представленной Инструкции по делопроизводству.

РЕШИЛИ: 1.1. Проект Инструкции по делопроизводству в УФА по ОМиБО по Ивановской области согласовать.

1.2. Службе делопроизводства в лице Котельниковой В.Ф. проект Инструкции по делопроизводству направить на рассмотрение в ЭПМК Комиссию по работе с архивами при Администрации Ивановской области.

Срок – февраль 2014 года. 2. СЛУШАЛИ: Котельникову В.Ф.

– ознакомила с уточнениями и изменениями, внесенными в номенклатуру дел на будущий 2014 год в связи с появлением новых участков работы структурных подразделений, требующих документооборота. Внесено предложение согласовать представленную номенклатуру на 2014 год.

РЕШИЛИ: 2.1. Номенклатуру дел УФА по ОМиБО по Ивановской области на 2014 год согласовать.

3. СЛУШАЛИ: Грязнова П.Р. – предоставил для рассмотрения описи (годовые разделы), касающиеся дел по личному составу управления. Уведомил о том, что в 2014 году документы по личному составу обработаны. Они представляют собой основание для подтверждения данных о стаже работы сотрудников и их зарплате.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

1. в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
2. в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

Состав экспертной комиссии Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. Задачи и функции ЭК Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

1. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
2. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
3. организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

1. организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
2. рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч.

Образец протокола заседания комиссии

Помещено в тему:

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии.

Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте. Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4.

Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК» (ОАО «Маленький бублик») ПРОТОКОЛ заседания (его вид) «_____» __________ 20___ г.

№ _________ г. Омск Председательствующий – И.М. Загорулько Секретарь – М.П. Ягодкина Присутствовали: 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об исполнении сметы расходов за 2014 год. Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С. 2. О … Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю.

1.

СЛУШАЛИ: Вольскую М.С. – текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Андреянко И.О. – подчеркнула важность… Вопрос: экономия средств по статье …?

Ответ: да, 3%. Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается РЕШИЛИ: 1.1. 1.2. 2. СЛУШАЛИ: Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы … РЕШИЛИ: 2.1.

Принять к сведению и использованию в работе … 2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014. 2.3. Завершить … к 30.11.2014.

Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют.

Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола.

Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…». Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

Выписка из протокола заседания комиссии

7565 – документ, который может потребоваться в самых разных случаях. На предприятиях и в организациях работа всевозможных комиссий не такое уж и редкое явление. Обычно в состав комиссий включается несколько сотрудников компании, которые профессионально решают поставленные перед ними задачи.

Комиссии бывают учредительные, аттестационные, приемочные, инвентаризационные, они собираются по поводу конференций, семинаров и т.д. При этом работа любой комиссии обязательно фиксируется в специальном протоколе. В него заносятся сведения о том, кто входит в комиссию, какие цели перед участниками были поставлены, каким образом они были достигнуты и решение комиссии.

ФАЙЛЫ Протоколы условно можно поделить на два типа. К первому относятся краткие протоколы – они обычно применяются для регистрации работы комиссий, созванных в оперативном порядке, в том числе и незапланированных заранее. В них вносится только та информация, которая касается обсуждаемых вопросов, мнения участников и общего решения.

А вот в полных протоколах сведения более объемны. В них вписываются не только основные данные, но и вся процедура заседания, включая подробное обсуждение, реплики, мнения, ход голосования, итоги. На таких заседаниях с полным протоколом всегда есть председатель, который им руководит и секретарь, который во всех деталях фиксирует происходящее.

Иногда полный протокол может достигать нескольких страниц. Зачастую информация, содержащаяся в протоколах, отражает секретные моменты текущей деятельности фирмы и не предназначена для широкой аудитории. Выписка помогает решить эту проблему.

С ее помощью заинтересованные лица получают нужные им данные, а конфиденциальность протокола сохраняется. Также выписка целесообразна при чрезмерно большом объеме протокола. Как правило, речь в выписке идет только о каком-то конкретном принятом решении.

Если говорить о практике, которая имеет широчайшее распространение, то выписки из протоколов заседаний помогают руководству компаний осуществлять деятельность по организации работы своих предприятий, контролировать работу производств, регулировать выполнение распоряжений, приказов (иногда выписки даже являются своего рода их заменителем) и т.д. При помощи выписок государственные надзорные ведомства, контрагенты, банковские кредитные учреждения своевременно информируются о деятельности фирмы.

Некоторые работники организаций ошибочно полагают, что копия и выписка – это одно и то же. Это не совсем так. Между ними есть принципиальное отличие: копия – это абсолютно идентичный оригиналу документ, который делается обычно при помощи копировальной техники.

При этом выписка обязательно должна быть заверена уполномоченным на этом работником компании.

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

В статье подробно рассмотрим: для чего необходим и как оформляется протокол комиссии по уничтожению документов.

12 мая 2023 Автор: Гавриленкова Екатерина Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения .

Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:

1. сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
2. провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
3. проверить срок хранения бумаг;
4. уничтожить бумаги.
5. создать протокол ее заседания;

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

1. подписи ответственных лиц.
2. повестка дня;
3. вынесение решения;
4. место составления;
5. ФИО председателя и секретаря;
6. название документа;
7. дата составления;
8. постановка задач;
9. наименование организации;

Заполним акт заседания по шагам.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И.

– председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г.

и Погодин Д.Н. Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления. Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии: Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили.

Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др.

Новый стандарт распространяется на электронный документооборот. В федеральных органах власти действует , в котором утверждены правила делопроизводства.

Каждое федеральное министерство и ведомство утверждает собственный порядок документооборота, основываясь на нормативно-правовой базе. Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.08 2010 № 558.

Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет.

После этого срока их . Сроки хранения типовых документов министерств, ведомств, учреждений, организаций указаны в Перечне утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.

СПРАВОЧНИК АДВОКАТА

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов.

Окончательное решение принимает ЦЭК организации.Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению .Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ — 8(495)506-13-7 9ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬЕ.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области

«Центральный государственный архив Московской области»

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации.

До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.Экспертиза ценности документов в учреждении проводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архивв архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение. Состав экспертной комиссии Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают.

В обязательном порядке в состав

Протокол заседания экспертной комиссии по документационному обеспечению

Экспертная комиссия организации создается для проведения экспертизы документов, образующихся в результате деятельности организации. В состав экспертной комиссии должны входить квалифицированные сотрудники основных структурных подразделений организации, знакомые с содержанием, составом, ценностью документов.

В состав комиссии должен входить человек, ответственный за архив организации. Задачами экспертной комиссии являются:

• отбор документов, которые имеют научное, политическое, культурное, хозяйственное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственный архив;
• выборка документов, имеющих практическое значение, на временное хранение;
• уничтожение документов, утративших практическое значение и не представляющих научной ценности;
• определение или изменение сроков хранения документов;
• рассмотрение описей и перечней ценных дел.

Результатом работы экспертной комиссии является протокол заседания. В нем фиксируется информация о ходе и результатах проведения экспертизы дел.

Унифицированной формы для данного документа не предусмотрено, поэтому форма протокола заседания комиссии утверждается в организации самостоятельно. Обычно ведение протокола заседания возлагается на секретаря либо — по решению председателя комиссии — на одного из ее членов. В типовом образце протоколе экспертной комиссии по документационному обеспечению, как правило, фиксируется:

• дата проведения заседания и номер документа;
• ФИО и должность участников комиссии;
• повестка дня;
• краткое содержание выступлений по каждому из вопросов повестки дня;
• результаты голосования, количество голосов «за» и «против» решений по вопросам повестки дня.

Оформленный протокол подписывается председателем и секретарем комиссии.

Результатом работы становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Протоколы заседаний экспертной комиссии имеют постоянный срок хранения (согласно приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N). С этим шаблоном часто используют:Популярные документы и процедуры:

Экспертиза ценности документов

в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию (для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельно ЭК состоящая из специалистов по этой документации), образующуюся в процессе деятельности организации создается экспертная комиссия (ЭК).

В Министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создаются приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включать представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководителей работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению: подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрению проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости.

Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подшиваются председателем и секретарем комиссии.

Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы ЦЭК (ЭК) содержащие, решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовые и примерные номенклатуры дел, утверждаются

Протокол совещания

24736 – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия.

Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

ФАЙЛЫ Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений. Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты.

Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора.

Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия. Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются.