Регламент офррмления подписей в компании

О подписях на первичных документах


Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

  1. внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  2. доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом.

К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность. Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность.

Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно.

Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения. Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает. Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию. Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке.

Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что

Как правильно подписывать документы

18385 Содержание страницы Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным.

Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  1. Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  2. Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  3. А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием.

Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия. Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  1. приказ;
  2. локальные нормативные акты;
  3. должностная инструкция;
  4. распоряжение;
  5. доверенность.
  6. учредительные документы организации;

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления.

Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр. Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной. Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия.

В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства. Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.
Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах. Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее.

Правила оформления подписи в документах

« Пособие для альпинистов Порядок рассмотрения дела судом апелляционной инстанции » Автор: admin | 01.02.2018 — 15:48 |01.02.2018 Статьи Подписание и утверждение документов Подпись (реквизит 21) — обязательный реквизит служебного доку­мента, придающий ему юридическую силу.

Должностные лица подпи­сывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе­мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимае­мых коллегиальными органами, ставятся две подписи.

Например, ре­шение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кото­рых отвечают несколько лиц.

Договоры и контракты подписывают дого­варивающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены. Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удо­стоверения.

Их подписывает руководитель учреждения и главный бух­галтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учё­те» посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учёт­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяй­ственные операции с денежными средствами, подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».* * Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9, n .3. В

«Инструкции Министерства финансов РФ по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете»

, подписание документов расписано более подробно: «В учреждениях все бухгалтер­ские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средствам, подписываются ру­ководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем». Далее указан порядок подписания расходных, кассовых ордеров, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей, мемо­риальных ордеров и т.д.

В соответствии с Инструкцией

«приходные кас­совые ордера действительны при наличии подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира»

.* * Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. Утверждена приказом Министерства финансов Российской Фе­дерации от 3 ноября 1993 года № 122. — М.:ИПО «Полигран», 1993, с.

9-10. Таким образом, все законодательно-нормативные акты о ведении документации бухгалтерской отчётности касаются вопросов их подписа­ния. Подписи на документе располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интерва­лами.

Например: Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подпи­сывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

СТО «Регламент контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации»

Действующий На основании 1.1.

Настоящий регламент определяет основные цели, порядок контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации.

Регламент является обязательным для Лицензиатов (франчайзи) Франчайзингового пакета ГК «Оркестр Техно». 2.1. Ответственными лицами в Эксплуатирующих организациях, Диспетчерской и Ремонтных службах является Единоличный исполнительный орган (далее – Управляющий), Менеджер по продажам услуг автотранспорта, грузоподъемных механизмов, строительных машин и механизмов (далее – Менеджер по продажам) и сотрудник организации, в должностных обязанностях которого находится генерация, выставление и согласование первичных учетных документов организации (далее – Статистик). 2.2. Основной задачей Ответственных лиц в рамках настоящего регламента является организация контроля согласования и подписания финансово-бухгалтерской документации.

2.3. Статистик контролирует процесс согласования и подписания согласованной финансово-бухгалтерской документации. 3.1. Входящие акты выполненных работ (оказанных услуг), счета на оплату, счета-фактуры, товарные накладные, (формы КС2, КС3) и прочие первичные учетные документы (далее – ПУД), за исключением документов о страховании имущества (ответственности) принимаются в Управлении документационного обеспечения управления (далее – Управление ДОУ). 3.2. Документы о страховании имущества (ответственности) получаются сотрудниками Эксплуатирующих организаций нарочно и заводятся в ИС самостоятельно Статистиками.

3.3. В случае получения ПУД сотрудниками Эксплуатирующих организаций, Диспетчерской и Ремонтных служб нарочно, они обязаны передать полученные документы в Управление ДОУ. 3.4. Входящие ПУД подлежат подписанию Управляющим и визированию лицом, ответственным за проверку ПУД на предмет полноты выполнения работ (оказания услуг) (механик, инженер по ремонту, начальник автоколонны, менеджер по закупу в зависимости от штатного расписания организации).

Срок подписания и визирования входящего ПУД – 3 (три) рабочих дней с момента получения. 3.5. После подписания и согласования, данный ПУД передается в Управление ДОУ в течение 1 (одного ) рабочего дня, все вышеуказанные лица должны действовать в порядке, предусмотренном 3.6.

Подписание документов и передача их контрагенту, без заведения в общую информационную систему (далее – ИС), запрещены. 4.1. Исходящий ПУД создается Статистиком в программе 1С (далее – 1С) на основе договора и Спецификации. 4.2. Статистик выгружает созданный документ из 1С в ИС Lotus Notes (база ПУД) при создании документа в базе ПУД ему автоматически присваивается стадия «Не на согласовании», после чего направляет документ на согласование следующим лицам: 4.2.1.
В цикл согласования карточки ПУД для актов приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг) входит Управляющий организацией, выполневшей работы (оказавшей услуги). При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД.

Срок согласования 2 (два) рабочих дня.

Право подписи документов

Вы здесь «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 4 ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение.

На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др. В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, — правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.).

Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [1].

Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На чем издан документ При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет. Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например: Руководитель Личная подпись В.

В. Уйба Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации: Руководитель Федерального медико-биологического агентства Личная подпись В.

В. Уйба При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают: Руководитель Личная подпись В. В. Уйба При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).

При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом: И.

о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.

«И. о.» — это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение «И.

о.», допустимо указывать должность полностью [2]: Исполняющий обязанности руководителя Личная подпись В.

В. Уйба Основание для права подписи Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1).

В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя. Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица.

Новый ГОСТ в оформлении документов

1 июля 2020 года вступил в действие «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов». ГОСТ является основополагающим в области оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и правок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты».

Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

В стандарте появился раздел «Общие требования к созданию документов». Зафиксировано, что документы теперь могут создаваться не только на бумаге, но и в электронной форме.

Документы на бумаге могут печататься как на одной стороне листа, так и с оборотом. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. Прописан порядок нумерации страниц: посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Абзацный отступ текста документа установлен 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, текст документа — через один или 1,5 интервала.

Документы, которые будут печататься с уменьшением (две страницы на лист), могут печататься с двойным интервалом. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа)/ Распространённая ошибка — проставление по два, а иногда даже больше, пробелов между словами. В ГОСТе чётко обозначено: между словами ставится один пробел.

Отдельные реквизиты, такие как адресат, заголовок, подпись, могут выделяться полужирным начертанием шрифта. Новое — рекомендации по использованию типовых шрифтов.

Почему это важно? Так как библиотеки шрифтов насчитывают тысячи наименований, не редкость ситуация, когда отдельный сотрудник или даже целая организация используют при создании документов какой-то понравившийся, но нестандартный шрифт.

Как правильно подписывать документы

15 Марта 2020 в 18:44 Обязательным и крайне важным атрибутом официальных бумаг являются реквизиты.

В случае их неверного оформления документ может быть признан недействительным. В настоящей статье рассмотрим, по каким правилам осуществляется оформление реквизита подпись. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного, а также в защите написанного от фальсификации.

Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, согласно пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в скреплении документа, выражающего содержание сделки в письменном виде. Под сделкой в данном случае понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность, а также позволяет идентифицировать расписавшееся лицо.

Реквизит подпись в официальных бумагах должен соответствовать требованиям, которые в настоящее время регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003.

Впоследствии этот стандарт сменит ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступающий в силу с 01.07.2018. Итак, по действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

  1. расшифровка (инициалы, фамилия).
  2. наименование должности расписавшегося лица;
  3. его собственноручную подпись;

Выше перечислены базовые составляющие данного реквизита, которые могут варьировать в зависимости от того, на каком бланке он проставляется. Если это нефирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации.

Если же применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается. П. 3.22 Госстандарта Р 6.30-2003 содержит некоторые указания на этот счет. Так, например, допускается центрирование наименования должности расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке.

В случае когда требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим согласно иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

На этом предписания ГОСТа заканчиваются. В то же время на практике нередко возникает вопрос: какими чернилами и ручками следует расписываться в официальных бумагах?

Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой может быть расценен как ксерокопия.

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется в том случае, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него получен письменный ответ.

Организация работы директора с документами

Обычно работу первого руководителя с документами выстраивает личный помощник.

Именно от него (а чаще – от нее) зависит, когда на стол к директору попадут и будут рассмотрены входящие письма и когда исполнители получат исходящие и внутренние документы с подписью директора.

Правило, действующее всегда и везде: культура обращения с документами в организации зависит от того, как обращается с ними первый руководитель. Если он считает, что по важным вопросам нужно звонить, а не писать, то помощник должен настроиться на преодоление серьезных препятствий при выстраивании системы делопроизводственной работы. Основным препятствием будет сам директор, который искренне не понимает, почему он должен рассматривать и подписывать ежедневно целую гору бумаг.

Обычно этим грешат руководители-«технари».

Метод «борьбы» здесь один – постепенно и методично доносить до шефа, что работа с документами имеет не меньшее значение, чем производственная деятельность.

Рано или поздно директор «перевоспитается» или, по крайней мере, смирится с этой нудной обязанностью, в крайнем случае – передаст полномочия по рассмотрению и подписанию другим топ-менеджерам. Как минимум один раз в день директору на стол нужно класть папку «На подпись».

Сбор документов на рассмотрение и подпись директора должен происходить при минимальном участии помощника.

Лучше всего использовать обыкновенный лоток для бумаги, который будет находиться у секретаря общей приемной или канцелярии (если она есть).

Время от времени помощник лично забирает накопившееся в лотке или ему приносит документы кто-то из коллег. Главное, чтобы даже отсутствие помощника руководителя не влияло на передачу сотрудниками документов на подпись. При небольшом объеме документов подавать их на рассмотрение можно один раз в день, во второй половине, за полтора-два часа до окончания рабочего дня.

Все накопленное за день в лотке «на подпись» помощник предварительно внимательно просматривает и отделяет друг от друга:

  1. документы кадрового делопроизводства;
  2. внутренние документы и проекты исходящих документов.
  3. входящие документы;

Обратите внимание! В зависимости от деятельности компании этот список может быть дополнен специфической документацией: проектами, схемами и т.п. Входящие документы должны быть просмотрены в день поступления.

Среди них могут быть запросы проверяющих и контролирующих организацию государственных органов, содержащие довольно короткие сроки исполнения, тянуть с рассмотрением которых нельзя, или письма от физических лиц, порядок обращения с которыми регулируется специальным законодательством.

Документы кадрового делопроизводства – это отдельная, отличная от управленческой, система документации. Копить такие документы нельзя, и подписывать лучше в день создания, тем более что ими часто оформляются денежные расчеты с работниками.

Жизнь есть жизнь, и если завтра руководитель уйдет на больничный, то оставшиеся неподписанными документы по личному составу могут создать для компании лишние проблемы.

dtpstory.ru

— — Регламент на право подписи

  1. Документами, подтверждающими исполнение обязательств, являются: акты приема-сдачи выполненных работ, оказанных услуг, акты приема-передачи товара, товарная накладная, товарно-транспортная накладная.
  2. Типовые формы договоров, дополнительных соглашений, соглашений о расторжении договоров и актов приемки-сдачи товаров, работ, услуг, разработанные в соответствии с действующим законодательством РФ, размещаются на официальном сайте ТГУ (сайт Юридического отдела).
  3. При необходимости заключения договора, по которому отсутствует типовая форма, договор разрабатывается юридическим отделом по соответствующему обращению заинтересованного сотрудника, срок разработки – 3 рабочих дня.

Внимание В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность. Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

  1. персональные данные уполномоченного лица;
  2. перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале. Подписание документов Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции.

Инфо Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи.

Важно К примеру, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Так же подписывается протокол. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кᴏᴛᴏᴩых отвечают несколько лиц.

Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены. Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения.

Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Предприятия с настоящим приказом согласно прилагаемому списку (лист ознакомления к настоящему приказу). Руководителям структурных подразделений довести настоящий приказ до сведения подчиненных сотрудников.

9. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Исполнительный директорООО «Бригантина» Шеянов В.Г.

ШеяновСогласовано:Начальник юридического отдела Машкова Н.Н. Машкова(виза ставится на обороте или отдельном листе) Лист ознакомления с приказом N 3 от 15 января 2015 г. С приказом об упорядочении подписания исходящих и внутренних документов ООО «Бригантина» ознакомлены: Должность Ф.И.О.

Подпись на документах

Рубрика: Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции.

Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Документы, направляемые профсоюзными организациями в вышестоящие органы (крайком Профсоюза, ЦК Профсоюза) подписываются руководителем — председателем профсоюзной организации, заместителем председателя профсоюзной организации по поручению председателя профсоюзной организации.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Например: Председатель профкома КГПУ личная подпись О.Г. Софронова или на бланке: Председатель профкома личная подпись О.Г.

Софронова ГОСТ Р 6.30 – 2003 допускает в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например: Председатель профкома МОУ № 124 личная подпись Н.А.

Борисова Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала. В документах, подготовленных комиссией, например акты, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии Профкома по охране труда личная подпись Ю.Н.

Смирнова или Председатель комиссии личная подпись В.Н. Моисеева Члены комиссии: личная подпись Е.В.

Иванова личная подпись Л.В. Павлова Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц.

Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения.

Их подписывает руководитель организации и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов.

В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами». При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей должности.

Например: Председатель профорганизации личная подпись Е.Н.

Белова Бухгалтер личная подпись Л.В. Панова Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Регламент согласования и подписания договоров в Тольяттинском государственном университете

Настоящий Регламент устанавливает единый порядок подготовки, оформления, согласования, подписания, хранения, регистрации договоров, контрактов и соглашений ТГУ (далее — договоры), порядок внесения в них изменений и дополнений, а также их расторжения и пролонгации.

Договоры заключаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Право подписи договоров от имени Тольяттинского государственного университета имеет ректор ТГУ или иные лица по доверенности.

В случае временного отсутствия ректора (болезнь, командировка, отпуск и т.п.) правом подписания договоров обладает лицо, исполняющее обязанности (и.о.) ректора. В данном случае и.о. ректора действует на основании Устава.

По установленной настоящим Регламентом процедуре проходят согласования и подписание договоры, заключаемые напрямую с контрагентами, без проведения процедуры торгов. Порядок заключения договоров по итогам торгов регламентируется Положением о закупках ТГУ. Понятие и условия договора Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами либо с момента, определенного сторонами в договоре и действует до определенного в договоре времени. Сторонами в договоре являются: федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тольяттинский государственный университет» в лице ректора, действующего на основании Устава, либо в лице иного уполномоченного лица, действующего на основании доверенности; юридическое лицо в лице директора, действующего на основании Устава (иного уполномоченного лица, действующего на основании доверенности), либо индивидуальный предприниматель, действующий на основании Свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП, либо физическое лицо.

В договорах, заключаемых ТГУ, в обязательном порядке должны отражаться следующие условия: предмет договора сроки исполнения обязательств права и обязанности сторон цена договора порядок расчетов ответственность сторон срок действия договора Договор в обязательном порядке должен содержать: название договора место и дату заключения полные фирменные наименования контрагентов, под которыми они зарегистрированы в Едином государственном реестре юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) либо Ф.И.О. физического лица; сокращенное название сторон в договоре должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия по подписанию договора (например, Устав, доверенность); реквизиты сторон (наименование, почтовые (юридические) адреса, банковские реквизиты); подписи сторон; печати сторон. Не допускается расположение адресов, реквизитов и подписей сторон на отдельном листе договора.

Приложения к договору указываются в тексте договора.

Право подписи документа

5 Сентября, 2012 Бухгалтерские Вести, №33 Автор: Далия Дёмина, юрист Интеркомп Делегирование полномочий по подписанию документов в отсутствие руководителя на месте — очень важный инструмент для улучшения и оптимизации рабочего процесса. Главным в этом является правильное оформление документов на передачу права подписи.

Далия Демина юрист Интеркомп Подпись – это собственноручная роспись должностного лица или иного уполномоченного лица организации, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа. Подпись является обязательным реквизитом документа. Рассмотрим более подробно передоверие полномочий по подписанию документов от имени юридического лица.

Руководители организаций не всегда могут быть на месте и подписать документы, часто бывают в разъездах, командировках. Поэтому, нередко полномочия по подписанию документов делегируются другим сотрудникам, иным лицам.

В соответствии с Приказом Министерства Финансов Российской Федерации № 34н от 29.07.1998 года, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем юридического лица и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель юридического лица и по согласованию с главным бухгалтером.

Право подписи документов на иных уполномоченных лиц оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности, в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате юридического лица. Так как приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации.

В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя. Доверенность же предполагает передачу права подписи документов лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями. Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только генеральным директором или учредителями данного юридического лица.

В соответствии с п.п. 7.5, 7.6 Инструкции Центрального Банка России № 28-И от 14.09.2006 года, на финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 данной Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта юридического лица.