Журналы приказов какие бывают

Журналы приказов какие бывают

6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности


› › › Кадровая документация требует ответственного подхода. Требуется строгое соблюдение законодательства, повышенная концентрация при решении таких задач, как регистрация, анализ и сбор документации с приказами.

По своей сути, любые кадровые документы становятся основой всего делопроизводства.Потому контролирующие органы журналы регистрации приказов по основной деятельности делают объектом периодических проверок.

Оформление по правилам важно и для того, чтобы она не теряла своей юридической силы.

Это касается и каждого сотрудника персонально.Содержание для распорядительной документации хранятся с разными сроками. Об этом сказали ещё в приказе Минкультуры РФ №558 от 2010 года, изданного в конце августа.Это и говорит о том, что вести такие журналы руководство предприятий обязано.При этом законодательство не даёт чётких указаний по поводу того, обязательно ли для этого вести документацию только в бумажном виде.

Это касается и оформления с другими условиями. В которые входят пришивание и удостоверение печатью, регистрация.Потому оформление в электронной форме допустимо.Только бумажный вариант ведения журналов регистрации приказов по основной деятельности перестаёт быть обязанностью, если программа 1C отвечает за присвоение номеров распоряжениям. И когда происходит это при формировании.

В правилах соответствующих процедур описывается каждый шаг.Отделы кадров применяют следующие разновидности документации:

  • По расчёту персонала, переводе и приёме.
  • Составление при предоставлении отпусков.
  • Бумаги, где описывается наложение, поощрение дисциплинарных взысканий.
  • Текст с описанием командировок персонала.

Больше информации о том, как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете получить Организация делопроизводства проходит через такие этапы:

  1. Полное документальное оформление ведения хозяйства, распоряжения им.
  2. Сначала руководство организует документооборот. Надо сделать так, чтобы подготовленная документация внутри предприятие двигалась по коротким путям без задержек.
  3. Обеспечение условий, необходимых для продолжительного хранения документации.
  • Внимание требуется уделять даже при подготовке коллективного договора с описанием политики по кадрам. Порядок делопроизводства содержится в нём.

    В локальных актах компаний регистрационные журналы – важное приложение. Отдельная журнальная запись регистрирует каждое распоряжение. И у каждого из них имеется свой срок хранения.

    75 лет – максимум срока хранения для распорядительной документации по делам личного состава.

    После этого решают, как и что заполнять.

  • Титул начинается с полного наименования организации. Пишется заглавными буквами. На предприятиях журналы ведут в каждом подразделении. Важно не забывать и о дате, когда документ был создан.
  • Распоряжение не выпускается без порядковых номеров.

    Они стоят в первых графах. Персональным данным посвящается второй столбец. Здесь пишут о должности лица, которое отвечает за оформление бумаг.

Правила ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

» Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных.

На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать.

С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов. Журнал приказов не является обязательным документом.

Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

  1. контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
  2. поиск акта в регистре по номеру и дате издания.
  3. учет изданных документов;

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства.

Канцелярия ведет регистр выпущенной документации.

Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

  • по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
  • кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу. Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме.

Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем.

Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного. На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.
Тетрадь нумеруется до последней страницы.

Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя. По окончании формуляр передается в архив. Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме.

Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив.

Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится.

Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера. В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

  1. порядковый номер

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В компании со значительным количеством сотрудников издается множество распорядительных актов, регулирующих деятельность предприятия. Чтобы обеспечить их учет, систематизировать, а также облегчить их поиск в случае необходимости, ведется журнал учета приказов по основной деятельности.

Унифицированной формы данного журнала нет. Как правило, его применяют, чтобы обеспечить надлежащий учет потоку распорядительных актов.

Распорядительные акты, затрагивающие основную деятельность компании, наиболее многочисленны.

От приказов по личному составу их отличает то, что содержание касается большого количества работников или всех сотрудников. Распорядительные акты, касающиеся личного состава, более относимы к конкретным сотрудникам (приказы о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о поощрении или дисциплинарном взыскании, например). Справка

  • введение внутренних локальных нормативных актов (об утверждении положения о , об утверждении штатного расписания, об утверждении положения об аттестации);
  • вопросы рабочего времени (об изменении графика работы структурного подразделения);
  • проведение контрольных процедур (о создании комиссии для проведения инвентаризации, о проверке знаний);
  • вопросы руководства организацией (назначение генерального директора, заместителя).
  • меры защитного характера (о мерах по обеспечению коммерческой тайны, о назначении комиссии);

Кроме того, в актах по основной деятельности содержатся вопросы планирования, отчетности, охраны, управления, стратегии, развития и так далее.

Как видим, весь этот пласт документации необходимо учесть, пронумеровать, обеспечить сохранность, систематизировать и иногда выдать срочно по запросу.

Для этого и применяют журнал приказов по основной деятельности (образец можно скачать здесь ), иное название данного документа — книга регистрации приказов по основной деятельности.

Скачайте документы по теме: Не стоит забывать также, что книга выполняет еще одну функцию – фиксирует факт издания приказа и его юридической силы. Бывают случаи, когда только с помощью журнала возможно доказать наличие и действие того или иного распоряжения как внутри организации, так и для третьих лиц (например, в судах).

Для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей в законе отсутствует обязанность обеспечить ведение данного документа. Однако большинство фирм все же оформляют журнал приказов по основной деятельности, образец которого может быть утвержден руководителем, а может быть составлен произвольно, исходя из задач такого документа.

Напомним, что унифицированной обязательной формы нет. Справка По аналогии с иными журналами регистрации и исходя из обычаев документооборота, журнал, как правило, имеет титульный лист с информацией о наименовании фирмы, даты начала ведения журнала. В основной части регистрация идет с указанием номера приказа, даты, сути.

Может содержаться информация о том, на кого из сотрудников распространяется действие распорядительного акта или кто ознакомлен с ним.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Захарова Марина Валерьевна Автор PPT.RU 27 января 2020 Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации.

Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст.

258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

    возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида; возможность осуществить быстрый поиск нужного документа; придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Такие распорядительные акты могут отражать:

    вопросы хозяйственной деятельности; систему планирования; порядок и структуру отчетности; выстраивание стратегии продаж; задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

    назначении директора; создании филиала; введении штатного расписания; утверждении правил трудового распорядка; обеспечении коммерческой тайны; проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
    Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.

Законодательно форма не установлена.

Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности. Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже. На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.
На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее: Порядковый номер документа. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.

Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

> > 28 января 2020 Приказы по личному составу — это какие приказы?

Вы узнаете об этом из нашего материала, а также в дополнение к ответу на вопрос «Приказы по личному составу — какие это приказы?» познакомитесь с видами данной категории документов, их нумерацией и порядком регистрации. Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

  1. Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
  2. Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.
  3. Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
  4. Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
  5. Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
  6. Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав».

Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

  1. формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
  2. оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
  3. иные задачи.
  4. решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
  5. укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
  6. регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

  1. содержание;
  2. основание (при необходимости);
  3. номер приказа;
  4. подписи руководителя и работников.
  5. наименование компании;
  6. дату;

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах. Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе.

Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется. Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

  1. ;
  2. .

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Кадровые документы и образцы Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц. сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 07 июня 2020 Вам помогут документы и бланки: необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов.

Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье. В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера).

В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы. Приказы по основной деятельности могут регулировать:

  1. вопросы хозяйственной деятельности;
  2. выстраивание стратегии продаж;
  3. порядок отчетности;
  4. вопросы планирования;
  5. задачи по расширению бизнеса.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

  1. утверждении правил трудового распорядка;
  2. обеспечении коммерческой тайны.
  3. создании филиала;
  4. введении штатного расписания;
  5. о назначении директора;

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

  1. титульный лист;
  2. основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.
  3. раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;

На титульном листе журнала может быть приведено:

  1. наименование документа;
  2. дата завершения заполнения журнала.
  3. дата начала заполнения журнала;
  4. наименование фирмы;

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

  1. Ф. И. О.,

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

> > Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности.

Провести анализ документов, — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций.

То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существованияСодержание:

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналамиСотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы.

К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах.

Также бывают журналы, где описаны отпуска или .Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала.

Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08.

2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет.

Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся .Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности.

Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых).

Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Журналы хранятся 5 или 75 летКак мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

3676 является важным регистрационным документом в любой организации.

В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом.

В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер. ФАЙЛЫ Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется.

Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

  1. Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
  2. Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  3. Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  1. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  2. Документы о назначении руководителя на свою должность.
  3. Документы о трудовом распорядке.
  4. Документы относительно .
  5. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу. Здесь нет никакой дискриминации.

Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом.

Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании. Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  1. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
  2. Хозяйственной деятельности компании.
  3. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации. Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы.

На обложке обычно располагаются:

  1. Наименование документа.
  2. Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  3. Если есть, то наименование структурного подразделения.
  4. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.

Вы здесь:

Журнал регистрации приказов Документы, Кадровые02.01.2016publisher Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию.

Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”. Оглавление статьи

  1. 2 Требования к оформлению журнала
  2. 1 Ведение журнала регистрации
  3. 4 Образцы журналов
  4. 3 Ведение журнала в электронном виде

Ведение журнала регистрации Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования.

Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений. По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации.

Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  1. “К” – кадровые.
  2. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  3. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  4. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
  5. “КМ” – приказы по командировкам работников.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.

Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя. Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется.

Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.Требования к оформлению журнала [ads-pc-2] [ads-mob-2] Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  1. Номер приказа и его дата издания.
  2. Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.).
  3. Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.

Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация

Деятельность любого предприятия невозможна без наличия служебных распорядительных документов.

Обычно такими являются по предприятию.Они определяют порядок выполнения определенных функциональных обязательств, закрепляют юридические факты, такие как трудоустройство, увольнение, повышение разрядов, категорий.

С помощью приказов утверждаются положения, инструкции, правила и другие организационные мероприятия.Поэтому важно знать, какие виды приказов должны быть в организации, как и кем они составляются, где и сколько хранятся.Содержание

Какие приказы должны быть на предприятии обязательноКаждое предприятие, вне зависимости от сферы своей деятельности, должно иметь несколько категорий приказов. Сюда входят:

  • Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.
  • Приказы по личному составу. В эту категорию входят все распорядительные документы, связанные с назначением и с должностей, привлечением к дисциплинарной ответственности, присвоением разрядов и категорий работникам, оформлением отпусков, определением режима работы предприятия в целом и конкретного подразделения в частности и другими подобными действиями. Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).
  • Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений. Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками. Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.

Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.Количество направлений и типы распорядительных документов каждое предприятие устанавливает себе самостоятельно. При этом целесообразно отталкиваться от общепринятой практики с тем, чтобы работники быстро ориентировались, для каких целей издается тот или иной приказ.

Общий

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Каждый руководитель фирмы рано или поздно задумывается над вопросом о правильной, удобной систематизации и хранении имеющейся документации.

Согласно закону об архивном деле Российской Федерации, определены разные сроки хранения документов. Например, некоторые распоряжения по административно-хозяйственной деятельности действительны 5 лет, приказы по личному составу рассчитаны на хранение в течение 75 лет.

Это является главной причиной, почему так важно разделять всю документацию по разным регистрационным изданиям.

Содержание статьи Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации. Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.

На данный момент нет единой общепринятой формы документа, каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются: Титульный лист.

На нем расположены:

  1. название документа;
  2. дата начала ведения;
  3. наименование организации;
  4. дата окончания заполнения.

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом. Здесь фиксируются:

  1. ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;
  2. их подписи, подтверждающие ведение журнала в определенный период времени.
  3. Ф.И.О., должности ответственных лиц;

Основной раздел.

Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:

  1. количество листов в документе;
  2. Ф.И.О. и должности лиц, на чью деятельность распространяется действие распоряжения.
  3. номер, название и дату регистрируемого документа;
  4. порядковый номер приказа;

Ведение названного журнала для каждой организации является обязательным и имеет ряд положительных факторов при систематизации, а также хранении документации:

  1. осуществление быстрого поиска требуемого приказа;
  2. возможность оценки общего количества изданных распоряжений;
  3. максимальная оптимизация работы с распорядительными документами;
  4. фиксация факта издания распоряжения и дальнейшая возможность подтверждения его юридической силы.

Этот журнал должен храниться в организации постоянно. В случае если зафиксированные в нем данные могут оказаться полезными, будут использоваться в научно — справочных целях, регистрационная книга передается на хранение в госархивы. Как отмечалось ранее, в журнал вносятся сведения о распоряжениях, касающихся трудовой функции всех работников организации или руководства (например, гендиректора, заместителя директора, главного бухгалтера).

Этим они отличаются от более персонифицированных приказов по личному составу. Основными локальными актами, сведения о которых вносятся в журнал, являются следующие распоряжения о (об):

И снова о приказах

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу.

Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой. Наш словарик Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации. Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего.

Большинство решений руководителя оформляется именно им. Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред.

от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица): Таблица Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет.

На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 По личному составу 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года 5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках По административно-хозяйственным вопросам Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ? Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) то же, что и приказ. Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды.

На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами.

Это допустимо. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов. Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу.

Работник ставит подпись в специально отведенном для этого

Как правильно вести журнал регистрации приказов

› Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламСоветуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — . Содержание Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют.

Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия.

Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности.

Выделяют несколько разновидностей таких документов:

  • Об образовании подразделения компании.
  • О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
  • О назначении директора.
  • О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
  • Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.
  • О введении в действие разработанного штатного расписания.
  • Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
  • О сокращении 1 или нескольких работников.
  • Об учреждении правил трудового распорядка.

Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламПолный список приказов по основным видам деятельности . Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов.

Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу. Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет.

Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет).

В течение этого же времени хранится и журнал.

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения.